Kan je ons eens meenemen in het proces voorafgaand aan de bevraging van de medewerkers? Was er een specifieke reden voor de timing van het onderzoek? In hoeverre sloot de vragenlijst van Bing aan met wat jullie wilden meten en weten?
Peter: We kwamen met de medewerkers uit een moeilijke periode, namelijk de COVID-periode. Het welzijn stond sterk onder druk en het was dus ook wel nodig om nu te kijken waar zitten nu de lacunes, waar zitten de diensten die het moeilijk hebben gehad in deze periode en waar we eigenlijk moeten ondersteunen.
Lieselot: De bevraging van Bing bevat veel vragen, veel thema’s, waardoor we konden zien welke van die thema’s het belangrijkst waren, welke thema’s het best scoorden, welke thema’s minder scoorden. Daarnaast konden we ook die resultaten toewijzen aan verschillende diensten, aan verschillende teams, wat ons ook meer inzicht gaf in waar de problemen eigenlijk het grootst waren.
Kan je ons iets vertellen over de voorbereidingen van de bevraging?
Lieselot: We zijn 6 maanden voor de afname van de bevraging eigenlijk al gestart met de voorbereiding van de bevraging. We hebben eerst een projectgroep samengesteld. In die project groep zat een mengeling van verschillende functies en rollen vanuit het ziekenhuis. Mensen uit HR, personeelsmanagers, ook experten, mensen die mee input konden geven over de vragenlijst, mensen die het proces konden trekken.
Peter: We hebben ook met onze syndicale partners goed overleg gehad over de introductie van de meting in het ziekenhuis omdat het ook belangrijk was dat zij aan boord waren en er ook achter stonden en dat was zeker het geval in ons ziekenhuis.
We zijn dan met de mensen van Bing en met het instrument (de vragenlijst) naar de verschillende fora in het ziekenhuis getrokken zoals de Medische Raad, het directiecomité, de ondernemingsraad en hebben daar dan eigenlijk het instrument (vragenlijst) ook toegelicht.
Vervolgens hebben we de meting uitgerold en hebben we een heel hoge respons gehaald van 72% waar we eigenlijk echt wel tevreden mee waren.
Wat kan je verder nog vertellen over de aanpak van de sensibilisering van de medewerkers voor het onderzoek?
Peter: We zijn met de projectgroep begonnen een zestal maanden voordat de meting effectief plaatsvond en de communicatie is toch wel een viertal maanden voordien gestart. We hebben dat via ons intranet gedaan, maar ook via een directe mail naar alle medewerkers zodanig dat ook de medewerkers wisten wat er ging aankomen en ook de nodige tijd kregen om daar ook de vragen over te stellen, wat bijzonder belangrijk is.
Lieselot: We hebben samen met Bing een animatiefilmpje gemaakt dat in het ziekenhuis werd getoond, dat in de cafetaria werd getoond. We hebben dus mails gestuurd naar mensen, we hebben sessies georganiseerd zodanig dat mensen naar die sessies konden komen, waar de vragenlijst werd toegelicht, waar de bedoeling werd toegelicht. Daar konden ze dan ook vragen stellen. Via leidinggevenden hebben we informatie gedeeld. En tijdens de bevraging zelf hebben we mensen heel regelmatig op de hoogte gebracht van de responsgraad zodanig dat we konden toewerken naar een hoge respons.
Peter: Het is een anonieme meting en mensen moesten ook vertrouwen krijgen in het instrument dus we hebben daar de tijd gegeven om het instrument te leren kennen, om aan te geven waarvoor de resultaten zouden worden gebruikt om dat toch op een positieve manier in de organisatie te laten landen. De communicatiedienst is daar ook een belangrijke dienst bij.
Vervolgens hebben jullie de terugkoppeling van Bing gekregen, kan je daar iets over vertellen? Hoe hebben jullie dit aangepakt? Wie werd door Bing geïnformeerd? Hoe zijn verder de uitkomsten intern uitgerold en besproken?
Lieselot: Ongeveer een goede maand na afronding van de bevraging hebben wij van Bing alle rapporten gekregen. Dit was niet zo evident, wij zijn een zeer groot ziekenhuis met een zeer complexe structuur wat maakt dat wij veel eisen stelden in de manier van de oplevering van de verschillende rapporten. We hebben teamrapporten gekregen, we hebben leiderschapsrapporten en die zijn opgeleverd binnen die structuur die wij hadden vooropgesteld en die, zoals gezegd, best complex is.
Peter: Bing slaagt erin van de resultaten op een overzichtelijke wijze te communiceren. Voor ons is dat heel handig. We krijgen mooie overzichten met barometers, met oliemeters, die we makkelijk kunnen uitleggen aan de medewerkers. Daar hebben we ook de nodige tijd voor genomen.
De dienstresultaten hebben we laten terugkoppelen door onze personeelsmanagers, dus eigenlijk vanuit HR, zodanig dat er ook een link is met het team vanuit HR. Dat was niet overal even makkelijk, teamresultaten die negatief zijn, die niet zo goed scoren, dat komt binnen bij mensen en daar hebben we ook de nodige voorzichtigheid aan de dag willen leggen.
De leiderschapsrapporten, dat zijn rapporten die specifiek gaan over het leidinggeven van de leidinggevenden, dus de perceptie van de medewerkers naar de leidinggevende toe, die hebben we ook individueel laten toelichten aan de diverse diensthoofden, in aanwezigheid van hun leidinggevende.
We hebben ook artsen in dienst en daar hebben we hetzelfde gedaan. We hebben daar ook de medische diensthoofden de tools gegeven om de toelichting te kunnen geven aan de artsen waar zij mee samenwerken. We hebben ook Bing ingeschakeld om een aantal begeleidingen te doen. Het geven van negatieve feedback is natuurlijk niet zo eenvoudig. Bing heeft de nodige support gegeven om de toelichtingen te geven bij individuele medewerkers, bij individuele leidinggevenden, waar dat soms wel belangrijk is dat een neutrale partij daarin kan voorzien.
Het is vaak belangrijk bij bepaalde functies dat we een neutrale persoon hebben die de feedback kan geven, dat wordt meer gepercipieerd als objectief en daar kan men dan ook meer mee aan de slag. Het is belangrijk dat het vertrouwen in die persoon ook aanwezig is en dat is ook goed gelukt met de persoon die Bing naar ons heeft gestuurd.
Wat vind je van de rapportages die door Bing werden gemaakt? Zijn de acties en de werkpunten hierin duidelijk terug te vinden?
Peter: Bing biedt overzichtelijke presentaties, waar je vrij gemakkelijk aan de teams kan mee rapporteren welke bevindingen er zijn gescoord. Ze zijn handig opgesteld, er zijn 18 thema’s waar je heel duidelijk kan zien waar zitten de minder goede punten, waar zitten de positieve punten en hoe heeft de dienst gescoord. Dat is belangrijk omdat die rapportering natuurlijk wel heel interessant is voor de medewerkers. Medewerkers verwachten feedback van wat ze hebben ingevuld en ze willen dat ook teruggekoppeld zien. De rapporten van Bing zijn daarvoor ideaal.
Lieselot: De rapporten van Bing zijn zeer duidelijk. Zij werken enerzijds met oliemeters waarin je jouw resultaten heel visueel direct ziet en kunt vergelijken met de resultaten in Vlaanderen of interne benchmarkresultaten. De kleuren in de rapporten geven heel duidelijk aan wat de stand van zaken is. Daarnaast werken zij ook met cijfers en we hebben gevraagd om in de rapporten een aantal zaken toe te voegen omdat wij het als universitair ziekenhuis belangrijk vonden om direct te kunnen benchmarken met percentielen. Bing is heel actief daarmee aan de slag gegaan, hebben echt mee nagedacht over hoe ze dat visueel zo goed mogelijk konden voorstellen, dus daar zijn we heel tevreden mee. Daarnaast krijg je in de rapporten ook alle vragen teruggekoppeld dus je ziet per vraag wat de resultaten zijn en daarnaast zie je ook samenvattingen van de resultaten. De rapporten zijn dus heel bruikbaar.
Voor ons was het contact met Bing zeer aangenaam en we hebben ook zeer snel antwoorden kunnen krijgen op onze vragen. Ik zou een samenwerking met Bing zeker aanraden omdat zij een partij zijn die te vertrouwen zijn en zij komen hun beloftes na.
In welke mate zou je een andere organisatie aanbevelen om met Bing samen te werken voor een medewerkersbevraging- en waarom?
Peter: De meting van Bing is vrij exhaustief. Er zijn 18 thema’s, een heel gamma van aspecten worden bevraagd. De meting neemt vrij veel tijd in beslag voor de medewerkers om in te vullen, maar je kan er nadien ook wel mee aan de slag omdat er zoveel inzit. De vragenlijst is zeker een instrument dat door de medewerkers wordt gepercipieerd als valide en ik kan het dan ook zeker aanraden. Bing heeft ook een goede manier om terug te koppelen met de organisatie, ze spelen ook kort op de bal.
Voor ons was het contact met Bing zeer aangenaam en we hebben ook zeer snel antwoorden kunnen krijgen op onze vragen. Ik zou een samenwerking met Bing zeker aanraden omdat zij een partij zijn die te vertrouwen zijn en zij komen hun beloftes na.
Lieselot: Voor mij was het de eerste keer dat ik met Bing samenwerkte en ik was heel positief verrast. Ik vond dat de vragenlijst zeer uitgebreid was, ik vond de weergave in de rapporten heel uitgebreid en wat ik vooral geapprecieerd heb was de manier waarop we met hen hebben samengewerkt. We hebben veel extra vragen en veel kritische vragen gesteld en zij bleven altijd zeer vriendelijk luisteren naar die vragen en echt zoeken naar oplossingen. Zij zijn zeer servicegericht, denken echt mee. Ja, het was heel erg fijn met hen samenwerken.